Si deseáis que tu empresa avance hacia el éxito, recordaros que la idea de contratar los servicios de las centralitas telefónicas virtuales es la clave. Para mejorar la imagen y la calidad de las llamadas de la empresa es importante conocer las funcionalidades de la centralita telefónica virtual de tu empresa.
Antes de nada debes conocer las necesidades comunicacionales de la empresa, para luego adaptar esta información a las funcionalidades que la centralita aporta y lograr así la optimización de la atención al cliente y mejorar tus estadísticas empresariales.
Estos son los detalle y funcionalidades que no se pueden pasar por alto en el momento de configurar la centralita telefónica virtual:
El número fijo de empresa
Busca un operador de centralita telefónica virtual que te ofrezca siempre un número fijo. ¿Por qué? Pues porque los números fijos siempre darán mejor imagen de empresa profesional que cualquier número móvil.
Intenta también no tener límite de números y poder escogerlos de cualquier provincia, no sabes cuando te puede hacer falta.
Uso de las funcionalidades
Cuando adquieras un plan de servicios con las centralitas telefónicas virtuales te deben informarte detalladamente sobre todas las funcionalidades que tienen. ¡Que no te engañen! Si te lo ofrecen te lo tienen que dar.
En los casos más sencillos siempre tendrás la posibilidad de configurar locuciones como mensajes de bienvenida, menú o rutas para el cliente, colas de espera, buzones para dejar mensajes, tiempo de las grabaciones y todo dedicado al estilo de clientes que buscáis. Recuerda que esto es el primer contacto con el cliente y que debe contener parte de tu presentación.
Transferencia de llamadas
Uno de los servicios más requeridos es la transferencia de llamadas. Debéis dar con mucha exactitud los números o extensiones departamentales de la estructura empresarial. Descuidar esta funcionalidad pondrá tanto a los trabajadores como a los clientes en situaciones de dificultad de contacto.
Horarios
¿Te imaginas una centralita sin horarios? Sin poder establecer una configuración para que no te molesten fuera de tu horario laboral… ¡Esto es realmente importante!. Separa el trabajo de tu vida privada, vete, desconecta… no dejes que te llamen cuando no quieres.
Atención continua
Si tu empresa no cuenta con un servicio 24h, al menos no dejes al cliente sin una respuesta. Una locución de fuera de horario, un buzón de voz para que dejen un mensaje… Existen muchas alternativas.
Grabación de llamadas
Es importante que solicitéis la grabación de todas las llamadas que se reciben en la centralita telefónica virtual, siempre actuando dentro de las leyes. Así, la información guardada prestará la ayuda necesaria para que vuestro negocio vaya creciendo de la mano con los requerimientos de su público. En algunos casos esto puede ayudar hasta en asuntos legales.
Otras funcionalidades
Las centralitas telefónicas virtuales tiene la capacidad de poner a vuestro servicio otras funciones menos comunes pero de gran ayuda. Un ejemplo de esto son las listas VIP o las listas negras, así como los grupos de salto.
Las funcionalidades de la centralita telefónica virtual deben diseñarse y configurarse con bastante seriedad, ya que da o resta prioridad a algunos grupos o clientes.
Ya sabéis, si estás en el punto de la solicitud de los servicios de una centralita telefónica virtual repasa que todos los aspectos mencionados estén claros y conversa sobre ellos con tu asesor para que la configuración refleje la imagen de tu empresa tal y como lo has visto en tus pensamientos.