En las empresas, la gestión del tiempo es uno de los aspectos más importantes que se deben controlar. La organización de las jornadas laborales, con las horas repartidas que permitan mejorar la productividad es el factor fundamental que deben controlar los mismos directivos y empresarios. Pero también, los buenos hábitos empresariales y la conciliación laboral y personal del trabajador.
Siendo tantos los aspectos a tener en cuenta, ¿cómo se debe proceder concretamente para optimizar la gestión del tiempo en la empresa?. Te contamos, a continuación, algunos puntos fundamentales.
1.Definir los objetivos que permitan optimizar el tiempo
¿Podemos distribuir correctamente nuestro tiempo si no tenemos claros los objetivos que debemos lograr?. La respuesta es no.
Es importante saber a dónde va la empresa para determinar los recursos y el tiempo que se va a utilizar/emplear. Gracias a unos objetivos bien definidos, los trabajadores tendrán un fin que seguir sea diario, semanal, mensual y anual.
Estos objetivos deben ser reales, transparentes, conocidos por todos y definidos de manera clara y específica. Como resultado a esto, se encontrará una motivación profesional y personal por parte de los trabajadores que les permitirá invertir tiempo y esfuerzo en ello.
2.Utilizar herramientas de gestión de tiempo
Es usual que los trabajadores, en muchas ocasiones, se vean abrumados por la carga de trabajo y por el retraso en la entrega de los proyectos. Es importante conocer que al final, por mucho que se le quiera pedir a una persona, esta no pueda emplear más recursos en lograr el objetivo en menos tiempo posible.
Aquí es donde juega un papel fundamental el departamento de recursos humanos, quienes deben estar informados de la situación, además de ciertas herramientas que permitirán gestionar mejor el tiempo.
Por ejemplo, existen software que te permiten asignar cierto tiempo transcurrido a cierta tarea, para que tú misma y la empresa pueda controlar el tiempo que se invierte y se necesita para cada acción.
3. Invertir tiempo planificando las tareas
Cuando se trata de planificar, mucha gente se muestra reacia a ello. Sin embargo, la planificación es una tarea sencilla que te permite tener una visión general de cada tarea y conocer de primeras el tiempo que se quiera aplicar a ellas.
Por lo general, es aconsejable incluir los siguientes elementos en la clasificación de tareas:
- Aplicar fechas límite y de ejecución
- Señalar los eventos importantes
- Marcar las actividades que más se acercan a los objetivos
4.Marcar las tareas por prioritarias, no prioritarias y por tiempo
Muy relacionado con el punto anterior, se encuentra este. Además de los puntos anteriores, es muy importante marcar qué tareas son prioritarias, cuáles no y qué tiempo vamos a invertir (de manera más objetiva posible) en cada una de ellas.
Para ello, existe una matriz muy importante que permite clasificar las tareas. Esta es la matriz de Eisenhower:
- Tareas «importantes» y «urgentes».
- Tareas «importantes» pero «no urgentes»
- Tareas «no importantes» pero «urgentes»
- Tareas «no importantes» y «no urgentes»
Frente a estos diferentes escenarios, debes tomar las decisiones correctas para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. De lo contrario, pasarás más tiempo en actividades no importantes y no urgentes, cuyo tiempo se podría haber aprovechado en tareas más urgentes.