• 15 marzo, 2019

    Mejorar la atención al cliente a través de una centralita telefónica

    Cómo construir buenas relaciones con los clientes a través de las centralitas telefónicas virtuales

     

    Todos los clientes son importantes, tanto la prestación de servicios como la distribución y venta de productos se dan gracias a ellos. Todo lo que tenga que ver directamente con los clientes de la empresa debe cuidarse atentamente. Si la atención al cliente es efectiva,  la empresa funcionará bien.

    La atención al cliente siempre deberá ser el plato fuerte que ofrezca vuestra empresa. Ese detalle será el que hará que los clientes vuelvan o te recomienden. Y todos los participantes de la empresa deben ser conscientes de ello, estén en contacto directo con el cliente o no.

    Es importantes dar las instrucciones precisas para lograr nuestros objetivos con los clientes. Como por ejemplo, dejar clara toda la información que se quiere transmitir y procurar, en lo posible, abarcar todos los productos y servicios que ofrecen. De este modo el cliente se sentirá atendido en todo momento.

     

    Importancia de la atención al cliente

     

    En el ámbito empresarial, la gestión de las relaciones con los clientes se llama CRM, Customer Relationship Management.

    La gestión de la atención al cliente va más allá de atenderle educadamente. Significa también valorarlo, conocerle y saber saber que productos le gustan, cómo les gusta, etc. Saber toda la información del cliente para usarla en nuestro beneficio.

    Se trata de poder escuchar quejas y sugerencias, conocer y predecir su comportamiento para buscar alcanzar su satisfacción y conseguir lealtad hacia nuestra empresa.

     

    Cumplir con una efectiva atención al cliente a partir de las centralitas telefónicas

     

    Hay que tener en cuenta que las centralitas telefónicas son un medio de trabajo que sirve para facilitar la comunicación. Y, lo más importante, que son utilizados por agentes que deben estar bien informados y preparados para atender a los clientes.  Estas son algunas recomendaciones para poder ejecutar debidamente la atención al cliente:

    • Manejo del lenguaje. Este deberá ser claro y preciso usando palabras que puedan entrar a la mente del cliente y formen una imagen gráficamente positiva. Es decir, nos debemos adaptar a el lenguaje del cliente. de manera educada, y sin utilizar muchos tecnicismos.
    • Nunca utilices palabras o expresiones negativas en tiempo futuro. Es decir, debes dejar claro que todo se puede resolver al momento y no habrá problemas.
    • La aptitud. Es la predisposición personal a atender cualquier asunto. Incluso cuando no hay contacto cara a cara, como es el caso de las centralitas telefónicas, el interlocutor debe sentir que el agente está plenamente a su disposición para atenderle.

     

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    • Es importante tener una actitud positiva y de control sobre los sentimientos. No permitir que los cambios de ánimo salgan a la luz.
    • Estar concentrado en un solo trabajo a la vez. El interlocutor puede notar que se están haciendo otras cosas simultáneamente, y esto ya causará una sensación de poco interés por parte de la empresa. Este trabajo exige exclusividad en cada llamada que se atienda.
    • Mantenerse relajados y sentarse cómodamente, mejorando así la productividad. La respiración profunda y tranquila también juega un papel importante. El cliente debe percibir un ambiente laboral seguro.

     

    Otras recomendaciones para poder ejecutar las acciones de atención al cliente de manera positiva

     

    • La actitud mental estando seguros de sí mismos y de las posibilidades que se tienen es tan importante como la calidad del producto que se ofrece. Mostrando el lado entusiasta y trabajar para que se sienta satisfecho con cada respuesta.
    • La voz y el tono. El agente de servicios de llamadas debe tener buena voz. La clave de una buena atención al cliente es llevar una buena entonación, correcta articulación, buen ritmo, locución lenta y pausada. Estas son algunas características para transmitir agradables sensaciones y hacer cambiar la actitud del cliente en favor de la empresa.
    • Los silencios. Hay dos tipos de silencios. El primero es el silencio por atención o ceder la palabra, para permitir al interlocutor expresarse. Así será más fácil atender a su solicitud. Otro es el silencio para dar paso a que el cliente hable, aunque no haya tenido intención previa de hacerlo.

     

     

  • 28 febrero, 2019

    ¿Qué uso hacen las empresas del Big Data?

    Muchas empresas han empezado a gestionar el Big Data para poder recopilar e interpretar fácilmente todos los datos que reciben

     

    En los últimos años el Internet se ha apoderado de nuestras vidas. A diario generamos grandes volúmenes de información, conocidos como Big Data. Ésta puede ser de mucha utilidad para las empresas si se gestiona de la manera correcta. Es por eso que en el siguiente artículo te indicáremos de una manera simple y práctica, la relación que existe entre la Big Data y las empresas.

     

    ¿Qué es el Big Data?

    El término se utiliza en dos aspectos. Primero, se refiere a los miles de millones de datos generados en la web que no puede ser manejados a través de programas de gestión convencionales como las bases de datos debido a su tamaño, complejidad, variedad y velocidad. Segundo, engloba los servicios o herramientas utilizadas para la gestión de estos datos.

    Cuando una persona utiliza las redes sociales, páginas web o realiza compras online, están alimentando, sin saberlo, el big data. Con cada decisión por cada clic que se hace, genera información que puede ser muy valiosa para las empresa que desean ser más efectivas en la venta de sus productos o en el uso de los servicios que ofrece.

    A través de la Big Data las empresas pueden evaluar el porcentaje de satisfacción de su producto, los gustos de los clientes actuales o potenciales clientes, ¡y muchas cosas más!.

     

    ¿Quiénes utilizan generalmente los sistemas de Big Data?

    Los sistemas de Big Data son muy útiles para empresas que comercializan productos de uso masivo como móviles, coches, ropa, medicinas, entre otros. Debido a que les proporciona información acerca de los intereses, gustos y amigos de sus actuales clientes, así como la opinión que tienen de estas empresas y los productos que ofrecen.

    Por otro lado puede ser de gran ayuda para las empresas de servicios, como bancos, empresas de telefonía o empresas turísticas. A todas estas les permite mejorar las experiencias que ofrecen a sus clientes al evaluar desde las opiniones que dan en páginas especializadas para este fin como TripAdvisor o Opiniones10.com  hasta sus gustos en las redes sociales que utilizan.

     

     

    ¿Cómo puede la Big Data ser útil para vuestra empresa?

    A través de esta herramienta podéis gestionar los datos que generan vuestros clientes estudiando su actividad en la red. Qué páginas web visitan más, cuáles son sus intereses al comprar online o consumir vídeos en YouTube, qué canales de TV o series ven, etc. Las posibilidades de estudio son infinitas.

    Sin embargo, dependiendo del mercado al que apunta la empresa, se debe identificar cuál es la información que puede ser útil para vuestro negocio y empezar a analizarla.

    La información recopilada y gestionada a través de sistemas de Big Data permitirá precisar la mejor estrategia de marketing para vuestra empresa. Así como plantear ideas para fabricar nuevos productos u ofrecer nuevos servicios. Además, podrán identificar potenciales clientes.

    Es mucha la información que actualmente una empresa puede recopilar, por eso es importante saber administrarla e interpretarla para poder llegar al éxito en el mundo empresarial.

     

    ¿Cómo se obtiene la información del Big Data?

    La información gestionada a través de sistemas Big Data procede de varias fuentes. Sin embargo, la principal proviene de todos los movimientos que hacemos en Internet, donde se registran todas las compras online, actividades en páginas de opiniones, búsquedas habituales y gustos de vuestros clientes o potenciales clientes.

    También se puede recopilar la información que viene de los datos aportados por los móviles inteligentes, a través de los cuales se puede saber la localización, aplicaciones instaladas y más usadas, juegos favoritos…

    Las consolas, televisores y GPS también podrían ser controlados por el Big Data, ya que permiten  obtener información de los gustos en juegos, programas y sitios favoritos de vuestros clientes o potenciales.

    Otra opción es utilizar sensores, los cuales permiten saber si un artículo es o no visualizado por una persona y así registrar cuales son los productos más populares en cada establecimiento comercial.

    Por último, pero no menos importante ya que es una de las fuentes de información más utilizadas en  este ámbito, las redes sociales. Una persona pasa más de 1h de media al día conectado a las Redes Sociales, por lo que permite dejar mucha información en ella.

     

    Pero, ¿cuáles son las desventajas de la Big Data?

    La principal desventaja del Big Data es la falta de privacidad de los usuarios. Ya que toda la información que se genera o comparte en la red es de libre uso, por lo que las empresas puedan recopilarla y utilizarla en su beneficio.

    Por otro lado se plantea el riesgo de robo de datos que puedan ser utilizados de manera ilícita.

     

    Si decides emprender, o si ya tienes una empresa, es importante que tengas en cuenta alguna de estas recomendaciones para lograr un negocio más productivo, exitoso y que conozca mejor a su target.

     

  • 21 febrero, 2019

    ¿Cuáles son las principales funciones de las centralitas telefónicas?

    Las funciones de las centralitas telefónicas darán valor añadido a las estrategias de gestión de la comunicación con los clientes

     

    Para las empresas siempre ha sido importante estar comunicado con el cliente. Atender sus necesidades en el menor tiempo posible y conocer su grado de satisfacción era todo un reto. En vista de la necesidad de inmediatez y de causar la menor molestia posible, es importante conocer las funciones de las centralitas telefónicas que darán valor añadido a este servicio.

    Hayas hecho o no uso previo de las centralitas telefónicas, quizá todavía no sabes cuáles son sus funcionalidades para sacarle el máximo partido.

     

    ¿Qué son las centralitas telefónicas?

    Una centralita telefónica es un sistema de telecomunicaciones que se encarga de interconectar diferentes lugares mediante aparatos telefónicos. Es decir, conecta las líneas de un operador de telecomunicaciones con las extensiones de la empresa así como conecta las extensiones entre si.

    Su funcionamiento es sencillo: alguien cursa la llamada al número de la empresa, el proveedor de la línea de la empresa emite la llamada a la centralita telefónica de la empresa, y esta la entrega a a la extensión que se haya definido. Por ejemplo,  la extensión del recepcionista de la empresa, el cual puede, al mismo tiempo, transferir la llamada a cualquier extensión de cualquier departamento de la empresa.

    Tanto empresas como organizaciones públicas hacen uso de este servicio para recibir y emitir un volumen de llamadas mayor que el que hacemos en el ámbito privado.

    Actualmente, las centralitas telefónicas han avanzado mucho tecnológicamente hablando, y ya encontramos centralitas que trabajan en la nube, a través de Internet, y por tanto, sin requerir espacios físicos de gran tamaño para su instalación.

    Además, el desarrollo de las centralitas telefónicas también se a visto reflejado en las funciones que estas pueden aportar, como vamos a ver ahora.

    Funciones de las centralitas telefónicas virtual

    Con el paso del tiempo las funciones siguen siendo básicamente las mismas, lo que ha cambiado es el tiempo de respuesta, la capacidad de almacenamiento, y la cantidad de empresas suscritas e información que se puede ofrecer en un centro de atención telefónica. La función primordial es atender y agilizar los procesos que el cliente solicita. Se trata de que ninguna llamada quede sin ser respondida de forma adecuada.

     

    • Locuciones. Mensajes informativos que escuchará la persona que te llama y le informara por ejemplo del nombre de la compañía, horario y días de apertura, teléfono de contacto.

     

    • Buzones de voz. Herramienta que sirve para rescatar las llamadas perdidas en caso de que no se hayan podido atender por diferentes motivos (vacaciones, horario de oficina…).

     

    • Menú de opciones: Estos encaminan al cliente a cada uno de los departamentos de la empresa (comercial, atención al cliente, calidad…) de forma que su recorrido sea rápido y reduzca el tiempo hacia la respuesta que busca.

     

    • Redirección de llamadas. Este proceso se da cuando el número del departamento que solicita el cliente está ocupado, se solicita a otro número de la empresa definido anteriormente para su posible atención, tratando de que el cliente termine satisfecho.

     

    • Transferencia de llamadas: esta funcionalidad consiste en que un agente que recibe una llamada decide traspasarla a otro agente sin ningún corte en la comunicación.

     

    • Grabación de llamadas: Se pueden grabar las llamadas para evaluar constantemente la calidad del servicio prestado, la resolución de conflictos y el nivel de satisfacción del cliente. Pero siempre el cliente debe estar informado de que está siendo grabado. En este caso, cada país tiene una legalidad respecto a este tema.

     

    • Colas de espera. Las llamadas que entran y no puedan ser atendidas inmediatamente se mantienen en cola hasta poder ser atendidas. En ese tiempo de espera, es característico que el llamante escuche música.

     

    Algunos proveedores de centralitas telefónicas para empresas ya incluyen otras funciones como filtros de origen, creación de listas o estadística de llamadas.

     

    Una centralita telefónica es una inversión a favor de la empresa. Ofrece la posibilidad de ser configurada y según las necesidades tanto de la empresa como de los clientes. Así es que ayudan a colaborar y aumentar el número de clientes satisfechos y, por tanto, los beneficios y la productividad de la empresa.

  • 12 febrero, 2019

    ¿Cómo las centralitas telefónicas pueden mejorar el CRM de tu marca?

    Desde hace algunas décadas, el servicio al cliente ha irrumpido con fuerza en Internet.  La inmediatez ha sido catalogada como la característica principal de la red. Ahora existe una amplia gama de posibilidades para resolver dudas, guiar procesos o proporcionar asesoría.

     

    Las centralitas telefónicas virtuales entran en este campo de las tecnologías adaptadas al nuevo paradigma de la red. Al tratarse de un sistema de telefonía VoIP (Voz sobre IP), las llamadas de los clientes pueden administrarse de una manera mucho más eficaz y certera, lo que significa que el CRM de una empresa no hará otra cosa más que aumentar. Todo esto desde la comodidad de una computadora portátil.

     

    El CRM o la gestión de relaciones con clientes, es una rama del marketing que busca la satisfacción de los consumidores con los servicios que le otorga una empresa; entendiéndolo y cumpliendo las necesidades que pueda llegar a tener. Todas los negocios deben tener un área especializada para anticipar lo que su público meta necesitará.

     

    Para ayudar a esta tarea, puede utilizarse el correo electrónico, los chats por redes sociales y la mensajería instantánea, pero nada será tan útil como las llamadas por voz para establecer una relación personal y cercana con las personas.

     

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    ¿Para qué sirven las centralitas virtuales en la gestión de relaciones con clientes?

     

    En esta era, donde la tecnología domina, la forma de contactar a los clientes es por medio de robots. Por ello, tener una relación directa y personalizada a través del teléfono genera un efecto de asociación de marca.

     

    Cuando un potencial comprador (o asociado) es contactado vía voz, la primera impresión que se queda es que, para la empresa uno no es simplemente una persona más, sino que hay un verdadero interés por escuchar necesidades o preguntas.

     

    También cuando hay una persona detrás de la línea, se puede hacer una introspección más profunda para conocer la percepción que impulsa a hacer una llamada, ya sea para pedir información, hacer una queja o pedir soporte.

     

    El llegar a conocer a un cliente es la forma adecuada de acercarse a completar las metas u objetivos que se hayan fijado. Además de aumentar la satisfacción y reputación que debería de caracterizar a cualquier empresa.

     

     

  • 9 noviembre, 2018

    Las claves del éxito para que tu e-commerce triunfe.

    ¿Has creado tu primer negocio online pero no estás consiguiendo los resultados esperados? No te preocupes, estás en el sitio correcto. Hoy desde la agencia de marketing Casals Online, nos dan las claves para sacar el máximo partido a tu e-commerce y conseguir los resultados que realmente te mereces.

    Con el avance y crecimiento de la venta online, cada vez es más difícil sobrevivir a la competitividad de la red. Y es por ello que debemos tener muy claro que a día de hoy un negocio online exitoso es más que crear una bonita página web y esperar a que las ventas lleguen por sí solas. Crear y llevar un comercio online requiere comprometer recursos, energía y tiempo (mucho tiempo). También es necesario realizar estrategias de marketing para alcanzar nuestros objetivos tal y como haríamos en el caso de una tienda tradicional.

    Hemos de tener claro que aún así no existe una fórmula secreta que pueda asegurarnos el éxito al cien por cien, y es que en el mundo online lo que funciona hoy, podría dejar de funcionar mañana. Además, las características y productos de cada negocio hacen que las estrategias a utilizar en cada caso sean diferentes. Aún así, hemos agrupado los elementos comunes que todo e-commerce debería tener:

    Buen producto

    El elemento imprescindible para que cualquier negocio funcione, sea online o no, es que el
    producto (o servicio) ofrecido sea competitivo y tenga atributos diferenciales al resto. Tu
    producto ha de ser tu esencia. Éste, ha de ser capaz de solucionar las necesidades o
    problemas de tus clientes. Las empresas con más éxito son aquellas que ofrecen los
    productos que los consumidores están buscando. Es por ello que como bien afirma Philip
    Kotler: “El marketing no es el arte de vender lo que uno produce, sino de saber qué
    producir”.

    Además de tener un buen producto, es muy importante definir y dejar claro a nuestros
    usuarios las características que lo hacen diferencial al resto. Los elementos diferenciadores
    pueden ir desde ofrecer servicios técnicos, alta calidad, usabilidad, duración, hasta incluso
    su precio. Por ejemplo, en el caso que tu producto no sea más barato que el de la
    competencia, es muy importante (sino imprescindible) argumentar a los consumidores de
    los valores agregados que justifican esta diferencia de precio.

    Productos personalizados son siempre también una opción interesante para poder adaptar
    mejor nuestra oferta a los gustos o necesidades del mercado.

    Además de diferenciarnos, es muy importante también innovar para que nuestros productos
    estén a la última. Sobretodo en el mundo online, la innovación es mucho más importante
    para los negocios de lo que parece porque es también lo que ayuda a que no se estanquen.

    Página web optimizada tanto UX como UI

    Aparte del diseño de la página web, ésta tiene que estar optimizada tanto teniendo en
    cuenta la UX (Experiencia de Usuario) como la UI (Facilidad de navegación). Prestashop
    ofrece módulos para optimizar tu e-commerce. Entre otros nosotros os recomendamos:

    • One step checkout que te ayudará a convertir el proceso de venta de tu tienda
      online en algo agradable para tus clientes.
    •  En el caso de que tengas un negocio más grande y bien establecido, otro módulo
      interesante podría ser el de Amazon Market Place para que el catálogo de productos
      de tu tienda online se muestre también en Amazon y puedas llegar así a más público
      y aumentar significativamente las ventas de tu e-commerce.

    Marketing

    Las estrategias de marketing online para un e-commerce son muy importantes para su
    posicionamiento y dar a conocer la marca en la red. Además, también nos ayudan a crear
    conversiones y crear publicidad. Las estrategias más utilizadas son:

    •  Linkbuilding para el posicionamiento SEO orgánico de nuestra página web.
    • SEM, publicidad en plataformas como Google Ads o Facebook Ads que te permiten
      crear campañas tanto para dar a conocer la marca o para crear conversiones.
    • Contenido, hay que trabajarlo a conciencia tanto en la web,escribiendo textos
      orientados al posicionamiento, apoyarte en la actividad de un blog donde tratar
      temas interesantes para el usuario y también actualizar y generar contenido y tráfico
      desde las redes sociales.

    Servicios con valor añadido al cliente

    Además de tu producto, de la usabilidad de tu negocio y de las estrategias de marketing que
    puedas utilizar, es muy importante ofrecer un buen servicio a tus clientes. Con servicio no
    solo nos referimos a un buen servicio post venta, sino todos aquellos servicios extras que
    hacen más fácil la vida de nuestros usuarios. Estos servicios incluyen:

    • Servicios generales que ofrece la empresa, como ahora promociones, regalos,
      descuentos o programas de fidelización.
    • Ofrecer diferentes métodos de envío, devoluciones gratuitas y especificar las
      garantías que ofrece la empresa para sus productos.
    • Atención al cliente. Es importante que el cliente pueda consultar cualquier duda
      que tenga con la mayor facilidad posible. Es por ello que las centralitas virtuales
      pueden llegar a ser una gran solución para empresas que reciben muchas
      llamadas de clientes.
    • Asesoría técnica sin coste.
    • Programa de reseñas y/o valoraciones.

    Esperamos que os hayamos inspirado con nuestro post tanto para mejorar tu negocio online
    en caso que ya lo tengas, como para crearlo desde cero. Nuestro último consejo, siguiendo
    la frase de Richard Branson sería: “Por encima de todo, tienes que crear algo de lo que
    estés orgulloso”. ¡Y es que si tu no crees en lo que haces, nadie lo hará!

  • 26 agosto, 2018

    Teletrabajo y centralita virtual

    El teletrabajo es una forma de organización del trabajo que consiste básicamente en que éste es realizado en un lugar diferente a dónde está localizada la empresa, ya sea en tu propia casa u otro sitio, como un hotel. Esto hace que cada vez más personas recurran al teletrabajo, especialmente en algunos países de Europa y en Estados Unidos. Sin embargo, en España aún no es muy común su implementación.

    Esta forma de trabajo aporta diversas ventajas, tanto para lo trabajadores como para los empresarios. En el caso de los trabajadores la principal ventaja es la mejor conciliación. En el caso de trabajar desde casa, esto facilitará la conciliación de la vida laboral con la personal. Además, se evitan los desplazamientos hasta dónde la empresa se encuentre situada, lo que permite contar con más tiempo disponible y se reducen los costes.

    Desde el lado de las empresas, reduce los costes de infraestructuras y los gastos fijos, al verse reducido el número de trabajadores a los que tienen  que albergar en sus instalaciones. A su vez, atrae más talento, al hacer accesible formar parte del equipo a personas que de otra forma no podrían hacerlo. Por último, un sistema de teletrabajo correctamente implementado produce un aumento de la productividad de los trabajadores, su motivación y estado de ánimo.

    No obstante, el teletrabajo también presenta ciertas desventajas. El trabajador tiene que afrontar ciertos gastos, el rendimiento laboral puede verse reducido y se dificulta la comunicación entre los distintos empleados de la empresa, pudiendo sentirse ajenos al equipo. Sin embargo, estos problemas pueden contrarrestarse implementado diferentes soluciones, como implementar un sistema de trabajo por objetivos o la utilización de tecnologías que permitan una comunicación más directa y fluida entre todos los empleados.

     

    Una solución especialmente útil para las empresas que recurren al teletrabajo, y que permite evitar las desventajas asociadas a este tipo de organización del trabajo, es el uso de centralitas virtuales. Las centralitas virtuales permiten unificar las comunicaciones de una empresa al integrar todas las líneas telefónicas en una misma centralita. De esta forma, se puede ofrecer un único número de contacto a todos los clientes, mientras que la centralita virtual gestionará las llamadas y las desviará a las líneas que se deseen, sin importar dónde estemos. A su vez, los empleados contarán con el número de contacto de la empresa estén dónde estén, pudiendo recibir y realizar llamadas desde sus extensiones. La comunicación entre los empleados de la empresa se hace más fácil, directa y rápida, al constituirse como extensiones de un mismo sistema de comunicación unificado gracias a la centralita virtual. Además, las diferente funcionalidades que ofrecen las centralitas virtuales mejorarán el servicio de atención al cliente, es importante saber elegir bien la solución de centralita que más se adapte a las necesidades que tenemos.

    Puedes contactar con nosotros en info@centralitastelefonicas.org. Nuestro servicio de atención al cliente se hará un placer de ayudarte a encontrar la centralita que mejor se adapte a tus necesidades.

  • 26 julio, 2018

    Proceso de selección de una centralita telefónica

    A lo largo del tiempo, varias puede ser las causas que pueden llevar a las empresas a sufrir modificaciones. Existen empresas en crecimiento que de pronto el número de llamadas que reciben se ve incrementado en muy poco tiempo, y en cambio, existen otras que necesitan reemplazar su sistema de gestión ya que ha podido quedarse obsoleto o no ser lo suficientemente eficiente.


    Una vez que estas empresas son conscientes de que necesitan incorporar un servicio de centralita virtual, la primera pregunta que se suelen hacer es qué tipo de centralita necesitan. Para tomar dicha decisión hay que llevar a cabo un sencillo proceso y plantearse las siguientes situaciones.

    ¿En qué consiste una centralita?

    Una centralita telefónica o centralita PBX consiste en un dispositivo cuya función es gestionar todas las llamadas telefónicas que se realicen en una empresa internamente y externamente. Su objetivo principal es la reducción de las conexiones entre los distintos dispositivos telefónicos para así lograr rebajar los costes de la instalación de red.

     

    Tipos de centralita

    Para identificar los tipos de centralita que existen, hay que basarse en un criterio diferencial que es el tipo de línea con el que trabajan. Según el tipo de línea utilizado podrá hacerse distinción entre:

    • Centralita analógica.

    Este tipo de centralita, además de estar diseñada para la transferencia de voz, también lo está para transferir datos. En caso de existir 5 líneas, permite realizar hasta 5 llamadas. Su principal ventaja radica en conectar 5 líneas con cualquier extensión y realizar transferencias entre ellas.

    • Centralita digital.

    Su función es proporcionar conexiones entre las redes digitales y otorgar una serie de servicios de voz adicional como son la llamada en espera o la identificación de llamadas, por ejemplo. En este caso, su principal ventaja radica en que un solo número puede realizar hasta 2 llamadas simultáneamente.

    • Centralita IP.

    Estas centralita realiza comunicaciones a través de protocolos IP, los cuales necesitan internet para funcionar. Por tanto, utiliza una infraestructura de comunicaciones de datos LAN y WAN para llevar a cabo sus funciones de transmisión de voz y datos en formato digital.

    • Centralita multi-línea.

    Este tipo de centralita necesita estar conectada a redes telefónicas de diferentes tecnologías. Para que pueda utilizar cualquiera de estas tecnologías, previamente ha realizar una petición de alta de cualquiera de estos servicios.

    Número de personas que necesitan un teléfono

    La determinación del número de teléfonos que se van a utilizar es una de las decisiones más importantes. Ha de contemplarse siempre el largo plazo para así poder ir adaptando la centralita de manera paralela a un posible crecimiento de la empresa. Esto permitirá ir realizando modificaciones sin necesidad de llevar a cabo una excesiva reestructuración.

    Número de llamadas simultáneas

    El siguiente paso consiste en llevar a cabo una estimación próxima del número de llamadas que se gestionan simultáneamente en la empresa, tanto para las salientes como para las entrantes.

    Esta estimación se calcula dependiendo del sector al que se dedique la empresa. Generalmente, el porcentaje aproximado que se utiliza es de un 30% del número de llamadas totales que se producen de forma simultánea. Por ejemplo, si una empresa cuenta con 10 trabajadores, necesitará 3 llamadas simultáneas.

    Para aquellos casos en los que se trate de un departamento comercial, este porcentaje se eleva en torno a un 50% o 60%. Y para empresas que se dedican principalmente al telemarketing, un porcentaje próximo al 80%.

    Perfil de los usuarios y teléfonos necesario

    Cada empresa trabaja de una manera distinta, dependerá del tipo de empresa y del perfil de sus empleados, los motivos que llevarán a la elección de un teléfono u otro.

    Las empresas que suelen trabajar en un lugar fijo y en la que sus empleados tienen asignado el mismo lugar todos los días, la mejor elección sería la de adquirir teléfonos fijos. Las empresas en las que sus trabajadores no se encuentran siempre en el mismo lugar y están siempre en continuo movimiento, la mejor elección es la de un teléfono inalámbrico para que pueda disponer de él desde cualquier lugar.

    Las empresa en las que sus trabajadores necesitan moverse constantemente por el interior y exterior de la oficina para poder desempeñar su trabajo, la mejor opción es la de adquirir un teléfono móvil al que transferir las llamadas de la centralita.

    Números de teléfonos

    En este caso existen dos opciones para determinar la cantidad de números de teléfonos que se requieren.

    En primer lugar, se pueden adquirir números de teléfonos individuales en los que exista un número comercial, otro número para recursos humanos, otro número para el marketing, otro número para finanzas, y así sucesivamente.

    La otra opción es la de incorporar con la centralita virtual una operadora automática. El servicio de operadora automática permite que aquella persona que llame a la empresa se pueda poner en contacto con el departamento que estime oportuno a través de un proceso de marcación corta, es decir, “si necesita hablar con el departamento de marketing marque 1”, “si necesita hablar con el departamento de finanzas marque 2”.

    ¿Qué función quiero desarrollar?

    La adopción de la centralita se puede llevar a cabo desde dos puntos de vista distintos y las funcionalidades que requiere para cada una de ellas son las siguientes:

    • Función de Call Center.

    Para el servicio de Call Center se pueden añadir funcionalidades como la marcación automática, melodías en espera, transferencias de llamadas, etc.

    • Función de gestión de llamadas.

    Para este tipo de servicio las funcionalidades que ofrece la centralita virtual son desvíos de llamadas, la operadora automática con su proceso de marcación, etc.

  • 26 junio, 2018

    Llévate tu oficina a todas partes

    El dinamismo es un factor clave para el éxito de las empresas actuales, la capacidad de ser flexible y disponer de una gran movilidad que nos permitan atender nuestras tareas en cualquier momento y en cualquier lugar nos asegurarán ser competitivos en un entorno muy cambiante y competitivo.


    Existen muchos métodos para que tu negocio sea más flexible, algunos como trabajar por objetivos en lugar de con horarios rígidos y alienantes, implementar procesos productivos novedosos y que te permitan tener mayor movilidad, digitalizar tu empresa y trabajar en la nube de manera que tengas todos los archivos y documentos siempre contigo a través del smartphone o de una tablet por ejemplo…

    Hoy queremos hablarte de esto mismo, de una herramienta que te ayudará enormemente a ser más competitivos y flexibles en el mundo empresarial… queremos hablarte de las centralitas.

    Las centralitas virtuales te permitirán llevarte la oficina bajo el brazo hasta donde quieras, gracias a sus múltiples funcionalidades, podrás atender las llamadas de tus clientes estés donde estés. Por ejemplo, te encuentras en una feria importante de tu sector y estás esperando una llamada de uno de tus clientes más importantes, con las posibilidades que te brindan las centralitas, podrás recibir la llamada directamente desde tu móvil por lo que no tendrás que preocuparte de nada.

     

    ¿Qué funcionalidades pueden ayudarme a ser más dinámico?

    • Locuciones: Con la posibilidad de personalizar locuciones en cualquier momento, podrás avisar a tus clientes de cualquier imprevisto, de días festivos, de tu horario comercial… o simplemente darles una cordial bienvenida.
    • Operadora automática: La operadora automática es uno de los puntos más fuertes de las centralitas virtuales, permite distribuir las llamadas de tus clientes por departamentos o por agentes de manera “automática” como su propio nombre indica, sin tener que pasar por un operador o una operadora.
    • Transferencia de llamadas: Imagina que un compañero recibe una llamada que realmente iba dirigida a ti, y en estos momentos te encuentras fuera de la oficina… no hay problema. Gracias a las transferencias de llamada tu compañero podrá contactar contigo y pasarte la llamada.
    • Buzones de voz: Si en algún momento no estás disponible, agradecerás que tus clientes tengan a mano un buzón donde poder dejarte un mensaje que responderás una vez estés disponible.
    • Desvíos e identificadores: Si utilizas tu móvil personal o el de alguno de tus compañeros, te interesará saber que podrás identificar aquellas llamadas que son de trabajo aquellas llamadas que son personales gracias por ejemplo a algunos prefijos identificativos o a microlocuciones.

    Toda empresa que quiera ser competitiva necesita disponer de una centralita, no sólo por el dinamismo que aporta sino también por la buena imagen que te aporta. Como hemos dicho, existen muchos métodos para flexibilizar el negocio, desde centralitastelefonicas.org no queremos pecar de cuñados y solo hemos querido hablar de aquel en el que somos (o nos consideramos, al menos) “expertos”. Pero seguro que encontráis a otros con complejo cuñadil que os ayude en la tarea de dinamizar vuestro negocio.

  • 26 mayo, 2018

    Momentos en los que una centralita virtual es tu mejor opción

    El uso de las centralitas virtuales está cada vez más extendido, las empresas se están dando cuenta de que las centralitas telefónicas tradicionales se están quedando obsoletas y que sustituirlas por una virtual o por una centralita IP les aporta una serie de ventajas y un ahorro muy importante.

    Es posible que todavía no tengas una centralita o que no te hayas planteado la opción de sustituir tu vieja centralita por una novedosa centralita virtual. En cualquier caso, nos gustaría mostraros algunos casos en los que contar con una solución virtual te facilitará mucho las cosas y en la que se puede convertir en tu mejor aliada.

    Crecimiento de tu empresa

    Uno de los objetivos que siempre debe permanecer en la mente de las empresas ha de ser el crecimiento, es importante marcarse objetivos a corto y medio plazo que sean alcanzables y que nos permitan conseguir nuestros objetivos a más largo plazo.

    Una vez nuestra empresa vaya creciendo, nuestro servicio de atención al cliente deberá crecer con ella, necesitaremos más agentes que reciban llamadas, añadir líneas, configurar unas funcionalidades un poco más avanzadas… Todas estas cuestiones, son mucho más sencillas cuando cuentas con una centralita virtual y mucho menos costosas. Además, si eres una empresa local que se va expandiendo poco a poco, podrás contratar números de distintas provincias y añadirlos a tu centralita virtual, para crear una imagen de empresa nacional.

    Cuando te mudes a otra oficina

    Si te mudas a otra oficina, querrás mantener tu número de teléfono para que tus clientes sigan llamando al número “de toda la vida”. Si tu número está asociado a una centralita tradicional realizar todo este proceso te costará más de un quebradero de cabeza, tendrás que solicitar un traslado de línea, tendrán que instalar una centralita nueva… Sin embargo, con una virtual o una IP, tu línea al estar en la “nube” podrá viajar contigo a tu nueva oficina sin necesidad de instalación alguna y seguirás recibiendo en tus líneas sin cambio alguno.

    Empresa flexible

    Si tu empresa, ya sea por su naturaleza o por el mercado en el que se mueva, necesite una cierta movilidad y flexibilidad, necesitarás una centralita virtual o IP para conseguirla. Las estáticas y obsoletas centralitas telefónicas tradicionales no te permitirán recibir llamadas fuera de tu oficina, por lo que te ofrecerán 0 flexibilidad.

    Reducir costes

    Si tu objetivo es reducir costes, la mejor solución es optar por una centralita virtual y desviar directamente a tus líneas móviles, de manera que no necesites adquirir líneas adicionales para recibir llamadas. Las centralitas IP por su parte también son bastante económicas y perfectamente pueden ser una gran opción.

    Cuando quieras unificar tu negocio

    Si tienes pensado unificar tu negocio en una sola sede, puedes configurar tu centralita virtual o IP como una sola aunque tengas varios números conectados a ella, cosa que sería imposible con una centralita tradicional

    Cuando necesites unas funcionalidades avanzadas

    Actualmente, las funcionalidades que ofrecen las centralitas tradicionales son muy limitadas, sin embargo, las centralitas virtuales o las IP tienen a su disposición un amplio abanico de novedosas funcionalidades. Por ejemplo, podrás grabar tus llamadas, revisar estadísticas de tus llamadas, añadir colas de espera con música…

    En definitiva pocas son las empresas que siguen confiando en las centralitas tradicionales y son cada vez más las que se pasan a las virtuales o las IP, las ventajas que ofrecen y el considerable ahorro en costes son el principal motivo de ello.

  • 26 abril, 2018

    ¿Por qué necesito una centralita virtual para mi negocio?

    Una centralita virtual: un capricho necesario

    ¿Eres de los que piensa que no necesitas una centralita en tu empresa? ¿Tu número fijo sigue asociado a una línea física? Por favor… modernizate. En este artículo vamos a intentar convencerte de por qué necesitas una centralita virtual para atender las llamadas de tus clientes.

    Suponemos que nadie se cuestiona que la atención al cliente es un punto esencial en cualquier empresa, es necesario ofrecer a los clientes un número al que puedan contactar y solucionar esas dudas previas a la adquisición de nuestro producto o servicio, o aquellos problemas que se les presenten a nuestros clientes una vez realizada la compra.
    Si tu solución para atender a los clientes es darles un número que está conectado al fijo de tu casa o de tu oficina… enhorabuena, eres un cutre.

    No importa que tengas una pequeña empresa, o incluso que seas el único que responde las llamadas, la imagen que estás dando a tus clientes es un tanto pobre. Imagina que dos de tus clientes llaman simultáneamente y tu línea comunica, o que no puedes trabajar algún día por algún motivo y hay un cliente que se tira todo el día intentando contactar contigo sin éxito…

     

    Pero no te preocupes, tenemos la solución perfecta para ti, ya tengas una pyme o una gran empresa, la solución es contratar una centralita virtual.

    Una centralita virtual te permitirá añadir una configuración perfecta y óptima para cada momento de tu actividad empresarial, podrás dar la bienvenida a tus clientes, avisar de los festivos, distribuir las llamadas en cuestión de lo que busque el cliente… En definitiva un sinfín de configuraciones que lograrán que tu atención al cliente sea lo más eficiente posible. Además existen distintos tipos de centralitas virtuales, algunas más económicas que otras, por lo que podrás elegir aquella que se adapte mejor a vuestro negocio. Entre las distintas opciones que puedes encontrar, las que mejor están funcionando y más posibilidades de configuración ofrecen son las centralitas virtuales y las centralitas IP.

    ¿Qué son las centralitas virtuales?

    Las centralitas virtuales se basan en lanzar las llamadas recibidas en tu número de cabecera (aquel al que llaman todos tus clientes) a las distintas líneas fijas o móviles que ya poseas. Es una gran opción para ahorrar costes, ya que podrás reutilizar todas las líneas que tengas, además gracias a sus funcionalidades de identificación de llamadas, siempre tendrás bien diferenciadas las llamadas personales de las profesionales, y añadiendo un horario a tu centralita evitarás llamadas de trabajo en horas de tiempo libre. Además tiene un grandísimo abanico de posibilidades de configuración, que podrás realizar a tu gusto para que se adapte al mensaje que quieres transmitir.

     

     

    Las centralitas virtuales IP son muy similares a las virtuales “asecas” pero la voz no viaja analógicamente, si no a través de internet. Aunque también podrás utilizar tu móvil como receptor de llamadas, estas no llegarán analógicamente con la cobertura de tu operador, llegarán a través de un protocolo IP, por lo que necesitarás una tarifa de datos o WiFi para poder usarlo.

    Como pueden ver, existen múltiples opciones para que puedas ofrecer un buen servicio de atención al cliente y personalizarlo acorde a tu negocio y a tu gusto, las opciones varían y son totalmente asequibles para cualquier bolsillo, si os habéis convencido de la utilidad de las centralitas, puedes contactarnos sin problema y te aconsejamos cual se adaptaría mejor a tu negocio.